Puntann

Op vakantie in Frankrijk kwam ik helemaal los van mijn werk. En tóch dacht ik eraan: ik zag hoe het moeilijk is om te communiceren als je heel veel weet van een onderwerp. Het ging als volgt.

Ik fietste in de smorende hitte door de Provence. Met een fietsboek volgde ik de route, want de app voor de gpx werkte slecht. Dus moest ik soms de weg vragen of goed kijken naar bordjes.

Het was laat op de dag, een uur of 19 en nog steeds zeer warm. Ik had die dag gedoe gehad: mijn fiets liep aan, dus had ik onderweg inbussleutels geleend van de
bakker. Een man van een terras had daarmee mijn remblokjes rechtgezet. Daarnaast had ik al vele kilometers afgelegd tussen velden vol lavendel, over haarspeldbochten en langs zonnebloemen. Kortom: ik was toe aan een camping. Volgens mijn boekje moest er een camping zijn bij het dorp waar ik nu fietste. Valensole.

Geen bordjes camping en Google Maps weigerde

Alleen waren er geen bordjes en weigerde Google Maps. Er zat nog maar een ding op. Vanuit een zijstraat rechts van me naderde een vrachtwagen. De jonge jongen aan het stuur had een flinke hellingproef te nemen.

Ik stak mijn hand op en hij glimlachte naar me. Op mijn vraag Hoe kom ik bij de camping? zei hij: “Je neemt deze weg door het dorp rechtdoor die verderop een bochtje maakt en daarna…” Hij praatte verder, maar ik luisterde niet meer. Ik was verloren geraakt in zijn details.

De chauffeur wist het precies, maar hij verloor mij

Het was duidelijk een expert, een jongen uit de streek die precies de weg kende. Maar dat wil niet zeggen dat je het ook kunt uitleggen. Dat verschil in kennis is precies wat communicatie lastig maakt voor de expert. Als leek had ik behoefte aan een kader. Iets als Er loopt een grote weg dwars door het centrum. Je hebt drie wegen die je kunt kiezen. Etcetera.

En daarmee was ik terug bij mijn werk. Terug bij het boek dat ik net geschreven heb. De werktitel is Eindelijk begrijp je waarom niemand jouw geschreven uitleg begrijpt, lieve vakidioot. En je leert hoe je wél reacties krijgt op geschreven stukken.

Tip 1 voor heldere communicatie voor enthousiaste kenniswerkers

De eerste tip voor iedereen die veel weet van zijn vak of haar vak is: schets een helder kader. Zoom uit, stap uit jezelf, denk aan een goede vriend of vriendin of aan je moeder. En pas als je diegene voor je hebt, begin je met schrijven of vertellen.

Heb je interesse in dit boek?

Blijf op de hoogte en schrijf je hier in voor de updates van het schrijfboek voor de expert.

PS Ik ben maar gewoon rechtdoor gefietst.

Weet jij eigenlijk wat een schrijftrainer is? Ik ben er één. En weet je wat een schrijftrainer doet? Aan de hand van 9 problemen met schrijven, lees je hoe ik specialisten leer helder te communiceren, zodat ze meer verkopen. Ik ben benieuwd of je de problemen herkent!

1 Je bent specialist in je vak en je loopt over van kennis

Je zit al een tijd in het vak, je hebt veel kennis opgebouwd en je weet veel. Zoveel dat je al snel op een te hoog beginniveau zit. Een schrijftrainer zit nooit op hetzelfde niveau als jij en dat is een voordeel. Met de opmerkingen van de schrijftrainer kun je een helder kader scheppen voor je lezer. Die vaak veel minder weet dan jij.

2 Je schrijft je tekst op in de volgorde waarin je je onderzoek of proces doorloopt

Voor je gaat schrijven, doorloop je een heel proces. Je schrijft een advies. Voor je het advies hebt of een uitkomst weet, doe je onderzoek. De meeste mensen schrijven op die manier ook hun tekst op. Ze gaan van methode en achtergrond naar mogelijke scenario’s en komen dán pas met hun conclusies.

Deze volgorde is onprettig voor je lezer. Die moet je tekst meerdere keren lezen voor hij begrijpt wat je boodschap is. Of hij zoekt zich een ongeluk. De schrijftrainer biedt uitkomst. Voor je het weet, heeft zij je boodschap ontcijferd en zet jou op het juiste spoor met schrijven. Resultaat: je lezer begrijpt jouw tekst in één keer.

3 Je weet niet precies wat je wilt zeggen. Dus begin je maar gewoon te schrijven

Is dit je strategie? Dan kun je een oeverloos schrijfproces verwachten. In de revisie blijf je maar schrappen en herordenen. De schrijftrainer biedt uitkomst. Zij vraagt door en maakt je boodschap en je tekst SMART. En dat doet zij vóór je gaat schrijven.

Als dit echt je strategie is, dan weet je niet wat je meemaakt. De nieuwe aanpak maakt jouw schrijfproces ineens toch een partij efficiënt en effectief! En dit zeg ik niet zomaar, ik zie het elke keer gebeuren in trainingen. De verrassing en verbazing van deelnemers is groot en ineens krijgen de woorden time management ook betekenis rond het schrijfproces.

4 Je twijfelt over wie precies je doelgroep is

Wie voor iedereen schrijft, schrijft voor niemand. En als jij niet weet wie je doelgroep is, dan schrijf je voor iedereen. De schrijftrainer vraagt door. Naar je doelgroep, naar hun drijfveren, problemen en idealen. Zodat je zelf een beter beeld krijgt van je lezer. De volgende keer dat je die pen pakt, weet je gewoon hoe je je lezer gaat bespelen.

5 Je doet maar wat. Tekst structureren, maar hoe dan?

Geldt dit voor jou en heb je geen idee hoe je een slimme structuur maakt voor een tekst? Dan kan de schrijftrainer je helpen. Elke tekst vraagt om een andere structuur. Toch is de basisstructuur van veel soorten teksten gelijk. Je tekst vraagt om een piramidestructuur. De punt van de piramide is de kern van je tekst en die zet je bovenaan. Alleen wervende teksten en wetenschappelijke teksten zijn anders opgebouwd. Resultaat: houvast en helderheid in structuur.

6 Je hebt moeite om je ideeën bij elkaar te brengen tot één geheel

Je hebt allerlei losse ideeën en je vindt het lastig om daar een complete tekst van te maken. De schrijftrainer biedt uitkomst! Er zijn een aantal technieken om je brainstorm van losse ideeën om te zetten in een mooie basisstructuur voor je tekst. Eén van deze technieken is de mindmap. Veel cursisten vinden dit een geweldige techniek. Resultaat: je ideeën worden worden de basis van je tekst.

7 Sluit je structuur wel aan bij je medium?

Papier en online zijn anders, het ene sociale medium is het andere niet. Zo verschilt Facebook fundamenteel van Twitter. Elk medium heeft zijn eigen kenmerken. Belangrijk is de lengte van de zinnen en de hoeveelheid beeld die je gebruikt.

De schrijftrainer helpt jou om te schrijven voor het juiste medium. Wil je veel aandacht krijgen voor je boodschap? Dan zijn ook de momenten van publicatie op de verschillende kanalen belangrijk. Check in deze tool in elk geval of je tekst geschikt is voor online (scroll naar beneden voor het tekstvak).

8 Je hebt moeite om je boodschap mooi te verpakken

Je kunt je boodschap op vele manieren verpakken. De schrijftrainer beschikt voor die verpakking over een hele toolbox. Helder schrijven is namelijk niks anders dan de juiste vorm kiezen. Afhankelijk van jouw doel kies je de verpakking.

Wil je verleiden? Dan kies je voor storytelling met een pakkend verhaal. Wil je dat jouw lezer je advies opvolgt? Dan bouw je urgentie in voor je lezer zodat hij toch echt jouw advies moet opvolgen. Resultaat: je snapt dat je met de juiste vorm jouw inhoud beter naar voren brengt. Schrijven is niks anders dan de beste vorm kiezen.

9 Informatief schrijven lukt wel, maar je wilt overtuigen. Hoe dan?

Hoe te overtuigen? Overtuigen lukt je door de juiste snaar te raken bij jouw lezer. Met argumenten, de opbouw van je argumenten. En met de juiste toon. Want we kiezen uiteindelijk op gevoel ergens voor, terwijl we achteraf de redenering vertellen. De schrijftrainer helpt jou om een overtuigende tekst te schrijven. En de juiste snaar te raken bij je lezer.

Kortom, een schrijftrainer helpt met deze 9 veelvoorkomende schrijfproblemen. Deze schrijftrainer kan dat zeker. Heb je een ander probleem met schrijven? Zet het hieronder of bel of mail mij. Dan weten we gelijk of we het kunnen oplossen.

‘Ik word vaak afgewezen.’

‘Oh..’

‘Ja, niet op dates, maar met offertes. Gek word ik ervan!’

‘Snap ik.’

Niks zo vervelend als voorstellen schrijven die blijven liggen

Je kunt het sturen van een voorstel vergelijken met contact maken met een ander. Het verschil is alleen dat de ander nu direct de ogen neerslaat. Hij kijkt je niet aan en luistert maar half naar je. Vervolgens krijg je een halfslachtig antwoord. ‘Oh ja sorry, ja we doen het toch niet.’

Ik doe toch zo mijn best voor die klant

‘Tja, ik heb met ze gebeld en de klant uitgehoord alsof ik rechercheur ben,’ zegt kennis C.

‘En na je offerte hoor je niks meer?’ zeg ik.

‘Nee. Al heb ik precies opgeschreven wat de klant heeft beschreven.’

‘Hmm.’ Ik knik meelevend.

We schrijven wat af zonder ons doel te bereiken

We versturen mails waarop nooit antwoord komt. Met acties die nooit worden opgevolgd. In mijn mailgeschiedenis kan ik er zo een paar aanwijzen. En dan gaan we weer langs bij collega’s om het mondeling af te handelen. Uiteindelijk lukt dat. Maar oh wat kost het een tijd. En geld.

En bij offertes wordt dit pijnlijk duidelijk

Met collega’s kom je een eind met een grapje. En een lekker gesprek. Contact maken is prettig en heeft direct effect en zo los je die mails samen op.

Alleen.. offertes zijn afstandelijker. Dat maakt het lastiger.

‘Offertes zijn gewoon niet mijn ding’

En dan komen de excuses.

‘Ik ben ook gewoon niet zo van het schrijven.’

‘En verkopen is best vervelend.’

‘Ja. Ik kan ook beter praten dan schrijven. Vanaf de wieg al.’

‘Klopt. En je weet nooit wie je tegenover je hebt in een offertetraject.’

Het is het begin van het einde

Op deze manier wordt het natuurlijk nooit wat tussen jou en offertes. De berg die het schrijven voor jou blokkeert, is ineens 1000 meter gegroeid. En dat is ontzettend jammer, want voor een goede offerten is één belangrijk ding nodig.

Ik heb nu 2 offertes uitstaan

Beide offertes zijn gecanceld. Maar mét complimenten over de kwaliteit en de inhoud. Bij de ene organisatie is de situatie veranderd. Intern gaat iemand een trainingstraject creatief schrijven volgen. En vervolgens gaat hij zijn kennis overdragen. Ik heb doorgevraagd op zijn trainingsskills. En zoals ik het begreep, heeft hij die trainingsvaardigheden en kan hij kennis overdragen.

Ook de andere offerte gaat niet door. ‘Ondanks ons prettige contact,’ mailde ze, ‘gaat iemand anders de training mindmappen geven.’

‘Op welke grond beslis je dan?’ mailde ik terug.

Daarna bleven we in gesprek en nu ga ik daar een training snellezen geven. Vanuit goed contact.

Ook in offertes kun je goed contact maken

Schrijven is net als praten. Goed contact geeft een leuker gesprek. Ook in een offerte kun je zorgen voor goed contact. Om contact te maken op papier hoef je alleen maar heel goed te luisteren. Luisteren aan de telefoon, in de voorgesprekken en per mail. En kijken. Kijken op de website van de organisatie, kijken naar je mogelijke klant.

Succes met offertes, met schrijven en veel plezier met contact maken!

Hartelijke groeten van Anneke

Lees 5 tips voor offertes schrijven en 3 tips voor boeken.

Wil je effectief schrijven? Dan is je schrijfproces zeer belangrijk. Dit blog geeft je inzicht in een effectiever schrijfproces. Deel je dit schrijfproces goed in, dan is het resultaat dat je schrijven leuker en makkelijker gaat vinden. Ik heb dat al heel vaak gezien bij deelnemers aan schrijftrainingen.

Er vallen kwartjes als helder is dat schrijven bestaat uit meerdere fasen. En een van die fases is de voorbereiding. Als we die voorbereiding opdelen in vragen die je beantwoordt vóór je gaat schrijven, dan vallen de kwartjes pas echt 😉

Allereerst kijken we naar de combinatie schrijven en time management. In deze combinatie liggen kansen! Als deze combinatie uitgroeit tot een diepe relatie of zelfs tot een droomhuwelijk, dan heb je daar je leven lang profijt van. Dus weer als je je schrijfproces goed indeelt, dan verbeter je je time management.

Hoe helpt time management je bij effectief schrijven?

Als je een ander beroep hebt dan schrijver, heeft schrijven meestal geen prioriteit. Blogs, artikelen voor de website, de flyer of voor de krant staan onderaan op de prioriteitenlijst. Direct geld verdienen komt eerst, dus bel je eerst klanten terug of stuur je ze een e-mail. In time managementtaal: de activiteit schrijven zit in het kwadrant Belangrijk en Niet Urgent. En dat is een kwadrant dat lastig is. Maar ik ga je helpen.

Slim schrijven heeft alles te maken met slim indelen van je schrijfproces. En dat hangt weer samen met je manier van werken. We kijken naar multitasken, dan naar switchtasken en daarna gaan we terug naar het schrijfproces.

In de jaren ‘80 werd multitasken een bekende term. Meerdere taken tegelijk uitvoeren. Maar dat kunnen wij mensen helemaal niet. Waarom heeft iemand dan ooit multitasken verzonnen? Ik denk dat het bedacht is om al onze devices te rechtvaardigen. En ons concentratieverlies en de hoge werkdruk van werknemers. Multitasken is een soort sprookjesoplossing voor al deze problemen. Denk ik.

Waar komt multitasken toch vandaan? Van computers

Online zoek ik verder. Waar komt multitasken vandaan? Ik wil het weten! Gelukkig biedt Wikipedia uitkomst. De term multitasken komt uit de computerwereld. Al die programma’s die gelijktijdig openstaan op een computer. Die kosten rekenkracht en dat heet multitasken. Dat is dus iets anders dan wat wij er in de volksmond van maken. Volgens Wikipedia heet meerdere taken door elkaar heen doen switchtasken. Aha dat bedoel ik dus.

Switchtasken is een illusie, een sprookje. In mijn training heb ik een fantastische oefening die aantoont dat wisselen van taak je 40% meer tijd kost. En het kost je ook nog eens veel meer energie om de hele tijd te wisselen. Uit allerlei onderzoek blijkt dat niemand kan switchtasken. Terug naar het schrijfproces.

Aaaaaargh?? Wél switch- of multitasken tijdens het schrijfproces?

En toch… toch zit de halve wereld te switch- of multitasken tijdens het schrijfproces. Ik zal dat uitleggen. Tijdens het opschrijven van de grote lijn springt bijna iedereen naar mooie zinnen en d’tjes en t’tjes. Je snapt het misschien al, dat zijn twee of zelfs drie taken door elkaar heen. Grote lijn –> d’s en t’s: van groot naar detail.

Tip 1 voor effectiever schrijven: haal je schrijftaken uit elkaar

Houd die schrijffasen gescheiden van elkaar. Ik begrijp dat een schrijfproces afschuwelijk wordt als de schrijver zit te switchtasken. Hij gaat van de grote lijn naar de details. En weer wisselt hij. En weer. Het is net als met kerstkaarten schrijven en versturen. Dat is een proces.

Je koopt de kaarten eerst allemaal. Vervolgens schrijf je ze allemaal. Dan schrijf je alle enveloppen, tot slot stop je ze er allemaal in. En je verstuurt. Gooi je de processtappen door elkaar, dan kost het je meer tijd.

Met kerstkaarten is extra tijd misschien geen probleem. Want het is vrije tijd en je vindt het leuk om tante Toos extra aandacht te geven. Maar met schrijven wil je het wel slim aanpakken, want het is werk en je hebt al zo’n hoge werkdruk. Hoe meer tijd je kunt besparen, hoe beter. Dit zijn de drie stappen of schrijffases:

Voorbereiden

Schrijven

Afronden

Tip 2 voor effectiever schrijven: deel je schrijfproces in in processtappen!

Je kunt tijd en energie sparen tijdens het schrijfproces. Maar hoe doe je dat? De gratis schrijftip van vandaag is: hou tijdens het schrijfproces de processtappen gescheiden en hou tijd en energie over. In time management termen: deel je schrijfproces in. Begin met de voorbereiding, ga dan de grote lijnen uitschrijven en kijk pas op het allerlaatst naar zinnen en spelling.

Zo heb je vanavond op de bank weer echt aandacht voor degene die naast je. En dat is goed voor jouw bedrijf!

Tip 3 Laat je geloof in switchtasken varen. Het is net als de Kerstman, die bestaat ook niet

Misschien denk je wel dat jij die ene uitzondering bent die kan switch- of multitasken. Ik heb er een oefening voor ingebouwd in mijn schrijftrainingen. En inderdaad: soms zijn mensen echt heel snel met het wisselen van taak. Het scheelt dan weinig tijd en taken scheiden vinden ze onnodig. Maar: het is nog steeds zo dat het vermoeiend is om de hele tijd taken af te wisselen. En dat inzicht krijg je ook in die oefening.

Geloof je nog steeds in switch- of multitasken? Lees dan dit artikel van de Quest over multitasken.

Graag deel ik mijn oefening over multitasken met je. Je bent welkom voor schrijfcoaching of trainingen bloggen.