Wat is een goede tone of voice? Vaak vragen cursisten mij dit. Het is een complex onderwerp en meestal antwoord ik: Ga uit van je gevoel. Vaak zet je gevoel je op het juiste spoor. Maar wat is een tone of voice eigenlijk?
De tone of voice komt terug in de schrijfwijzer
De tone of voice is de stem van je organisatie. En die stem vertelt wat de organisatie belangrijk vindt. Daarbij gaat het vooral om op welke manier je iets schrijft, dus hoe je je stem gebruikt. En dit staat vastgelegd in de schrijfwijzer. Elke professionelere organisatie heeft een schrijfwijzer. Daar staan praktische aanwijzingen in: of je de klanten aanspreekt met u of je bijvoorbeeld. Meestal is het je. IKEA is daar trouwens als eerste mee begonnen. U gebruiken bedrijven in Nederland meestal niet.
Daar zijn een paar uitzonderingen op: spreek je mensen aan in hun functie, dan is u handig. Ooit heb ik de teksten geschreven voor een website voor relatietherapeuten. De therapeuten spraken wij aan met u, omdat ze in functie waren. In een ander deel van de site spraken wij cliënten aan: dat deden we met je. Dat is gewoon dichterbij.
Servicegericht schrijven: zet het in je schrijfwijzer
Je wilt graag dat de kernwaarden van een bedrijf terugkomen in de schrijfwijzer. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat je servicegericht opereert. Dan komt dat terug in de manier waarop je teksten schrijft. Voorbeelden staan dan in de schrijfwijzer: zinnen als kan ik nog iets voor u betekenen? Kan ik je verder nog ergens mee helpen?
Alle keuzes die je maakt, hangen samen met het doel van je tekst en met je doelgroep. Wat mij betreft heeft een tone of voice vier eigenschappen en deze liggen op twee assen:
- De as ambtelijk en helder
- De as informatief en wervend.
Is jouw tekst vooral ambtelijk of vooral helder?
Op die assen kies je je taal. Werk je in de politiek of in een politiek gevoelige organisatie? Wat voor tekst je binnen die context ook schrijft, de kans is groot dat je meer ambtelijk schrijft dan helder. Hopelijk zit je wel op 50% helder. Je kunt natuurlijk vragen aan ChatGPT of je tekst helder is of te ambtelijk, als de inhoud dit toelaat.
Schrijf je een instructietekst of een adviestekst of een blog of een mail? Dan scoor je hopelijk goed op helder. Eigenlijk is het voor elke tekst een must om helder te zijn. Lees dit blog als je wilt weten waarom heldere tekst zo belangrijk is.
Gevoelswaarde: informatief of wervend – waar zet jij je tekst?
Dan de as informatief en wervend. Dit is het gevoel van de woorden die je kiest. Het nieuws is bijvoorbeeld informatief: het zijn neutrale woorden, kijk maar naar de nieuwskoppen hieronder.
- Kabinet wil combinatie van systemen in nieuwe spaartaks
- Dodental door overstromingen in Griekenland, Turkije en Bulgarije loopt op
- VVD kiest voor ervaring in top kandidatenlijst Tweede Kamer.
Als je een nieuwstekst verwacht, werkt dit goed. Iemands mindset is informatie tot zich nemen en dan is deze toon goed. Het is wél zo dat wij op een andere manier reageren op wervende tekst. Wervende woorden schieten direct je gevoel van positieve emotie in, het gevoel van oh leuk. Dat wil jij toch ook? En je doet dat met woorden als:
- succes
- gratis
- voordeel
- nieuw
- tips
- seks.
Kortom, wervende woorden werken altijd. Ze zijn wat mij betreft handig voor elk type tekst, ook voor informatieve teksten. Waarom? Omdat wij direct onbewust aangaan op deze woorden. Zet ze dus in elk geval in voor salesteksten. Verder zet ik ze in voor elke tekst, maar dat is een kwestie van lef hebben. Waar ga jij wervende woorden inzetten?
Schrijfwijzer – daarin geef je voorbeelden
Voorbeelden van schrijfwijzers
De schrijfwijzer van Human heeft de focus op taaldetails.
Kortom: wat leg je vast in de schrijfwijzer?
- De toon van de tekst
- Hoe je handig teksten structureert
- Veelgebruikte afkortingen of woorden
- Een grote lijst met ambtelijke woorden of vaktaal plus de ‘vertaling’.
Heeft jouw organisatie nog geen schrijfwijzer? Laat dan je stem horen en maak er zelf één. Inspiratie vind je online of bij mij. Na mijn schrijftrainingen scherpen organisaties meestal hun schrijfwijzer aan. Neem gerust contact met me op.
