Deze vraag krijg ik vaak van cursisten.  Dan zeggen ze: Leuk hoor Anneke, jouw training. En ook leuk dat we slimme structuren leren, maar ik zit vast in een format. Ik moet met dat format werken en kan jouw structuren niet gebruiken in mijn teksten.

Gelukkig kun je als eenling ook slim structureren, ook al zit je vast in een format. Ik heb twee manieren voor je waarop je je format kunt tweaken.

Als lezer doorzoek ik een tekst op topsnelheid

Elke lezer doorzoekt een tekst op hoge snelheid. Ik doe dat ook en ik wil zo snel mogelijk weten: wat kan ik met deze tekst of wat moet ik doen?

Zie ik de kopjes probleem, aanleiding en oplossing staan? Dan is de kans heel groot dat ik alleen de eerste zinnen lees. Of alleen de kopjes. En daar liggen de kansen om het bedrijfsformat naar jouw hand te zetten.

Truc 1 zet het bedrijfsformat naar jouw hand – pas je kopjes aan

Pas je kopjes aan en zet de kern erin. Van het woord probleem of aanleiding ga ik weinig uit mijn dak. Ik blijf rustig op mijn stoel zitten en klik een andere tekst aan. Maar als daar staat probleem: onze teksten zijn te lang, dan denk ik: kijk, nu hebben we het ergens over. Mijn interesse is gewekt en ik lees de tekst.

Staat er dan ook nog als kopje verderop aanleiding: ons archief puilt uit. En als kopje oplossing: digitaliseren of piramideschrijven. Nou dan ben ik geprikkeld en ben ik benieuwd naar de manier waarop je gaat digitaliseren of piramideschrijven. De rest sla ik waarschijnlijk over, maar de vraag is of dat erg is.

Dit soort scangedrag vertoont elke lezer, zeker als hij of zij de tekst leest vanaf een beeldscherm. Ook jouw manager.

• ‘Ja maar ik wil dat iemand mijn tekst echt leest,’ geven cursisten soms als reactie.
• Mijn vraag is dan: ‘Waarom? Wat is je doel?’
• ‘Dat mijn boodschap overkomt.’
• ‘En dat je tekst daarna pas in een la verdwijnt of in de cloud. Als de boodschap is gelezen.’

Truc 2 zet het bedrijfsformat naar jouw hand– maak een piramide in je paragraaf of alinea

Kopjes naar je hand zetten dus. Vind je dit te heftig? Een te grote inbreuk op de formats? Of durf je het gewoonweg niet? Dan is er nog een manier om je tekst binnen het format te houden en tóch beter te maken. En dat zit in de piramide.

Gebruik de opbouw van je paragraaf of alinea en zet in de eerste zin wat het belangrijkst is van je tekst. Dat scheelt jou en je lezer tijd. Dan weet je lezer namelijk direct wat je wilt zeggen. Een voorbeeld.

Probleem

Onze teksten zijn te lang. Dat merken we aan onze klanten. We sturen offertes en tijdens het gesprek dat daarop volgt, blijkt dat ze de teksten niet goed hebben gelezen. Ook merken we dat… etc

In de eerste zin staat de kern en dat leest prettig. Dit is een piramide op alineaniveau. Lees meer over piramideschrijven.

Kortom, denk aan je lezer. Ook binnen een vast format

Kortom, ook binnen een vast format kun je rekening houden met je lezer. Dat doe je door de piramide te gebruiken in je kopjes of in de eerste zin van een paragraaf of alinea.

Heb je opmerkingen over een vast format of deze twee tips? Laat het me weten!

Heb je een vraag of opmerking over dit blog, over standaard formats? Plaats een commentaar of neem contact met me op. Ik ga graag in gesprek!