Ik bevond mij in een meeting. Zonder agenda, voorstelrondje of doelen. De voorzitter ratelde er lustig op los: hij praatte zo snel dat ik de draad al na 5 minuten kwijt was. Ik appte mijn collega met een vraag om verduidelijking, maar zij wist ook niet wat de bedoeling was.

De uitnodigingsmail kwam direct naar boven met een zoekopdracht. Daarin stond: speciale meeting. Maar voor wie? En waarom? De vragen bleven maar komen in mijn hoofd, maar helaas: zonder antwoord, want de voorzitter bleef doorpraten. Ondersteund door de 7 vinkjes die hij heeft. Na 10 minuten heb ik mijn scherm uitgezet en ben ik iets anders gaan doen.

Wat is dan wél de basis van een effectieve online vergadering of training?

De basis van een goede training, presentatie of vergadering is structuur. Deelnemers willen weten waar ze aan toe zijn. Weten ze dat niet? Dan haken ze af, zoals ik zelf deed in de speciale meeting. Of deelnemers stellen vragen over de structuur. Vaak zie je dat mensen daar geïrriteerd op reageren. Ik juist niet. Die vragenstellers bedank ik altijd, want ze helpen mij. Én ze helpen de andere deelnemers. Bottom line: ze zijn betrokken.

Maak daarbij wel onderscheid in het type vragers. Vragen die geen vragen zijn, maar alleen maar opmerkingen kun je rustig afbreken en naar het einde verwijzen. Dat geldt zeker ook voor ego-vragenstellers, vragen die leiden naar de bekende weg. Hoe je dat in praktische zin aanpakt?

Als ik iemand onderbreek, geef ik gelijk mijn eigen doel erachteraan, want dan is er voor diegene maar één mogelijkheid. Die mogelijkheid heet in mijn feedbacktrainingen het KD-principe, of ook wel kop dicht. Met hoge energie roep ik bijvoorbeeld: Dank voor je betrokkenheid. Houd je vraag aub vast en stel die straks. Ik wil eerst punt X afmaken.

5 tips voor online structuur

1. Geef vooraf de agenda of het programma.

Dan kunnen deelnemers bewust beslissen of ze komen of wegblijven. Wat hun goed recht is met 5 keer meer vergaderingen nu dan in de jaren ’50.

2. Geef het doel per onderdeel.

Zo heb je het voor jezelf ook scherp. Wil je een besluit? Wil je informatie geven of ontvangen over dit punt? Geef het aan, zodat deelnemers erover kunnen nadenken. Weet ook dat elk punt van een vergadering 3 fasen heeft: informatie – discussie – besluit of actie. Doorloop deze fases zo gestructureerd mogelijk.

3. Houd je altijd aan de tijd.

Loop je uit? Beleg een nieuwe vergadering.

4. Bouw elke 50 minuten pauzes in.

De eerste 50 minuten zijn dat 5 minuten. Daarna worden het 10 minuten. Voor biobreak of nekstrek.

5. Geef het doel van de bijeenkomst.

Is je doel informatie ophalen? Mail vooraf de vragen en wees zo specifiek mogelijk met die vragen. Wellicht ten overvloede: wees werkelijk geïnteresseerd als je informatie ophaalt.

Extra tips om online informatie op te halen uit een groep

Krijg je onvoldoende informatie uit de groep? Zet je deelnemers in tweetallen of drietallen in break-outrooms. Zijn die onvindbaar of is het technisch ingewikkeld? Laat ze met elkaar WhatsAppbellen. Eerst samen afstemmen voelt veiliger dan direct je bek opentrekken in de grote groep.

Weinig mensen steken graag hun nek uit en dit effect begint online al met meer dan 5 personen. Het kost tijd, maar die investering is het meer dan waard. Een voordeel is ook dat je direct afwisseling en interactie inbouwt. En als er iets is wat menselijk geluk bepaalt, dan is dat 1-op-1 interactie.

Sparren!?

Wil je met mij sparren over dit onderwerp of een training hierover afnemen? Neem contact met me op.