Posts Tagged ‘zakelijk schrijven’

Hoe sla je de brug naar je lezer de niet-expert? Met dank aan die handige stagiair!

Posted on: maart 23rd, 2018 by Puntann No Comments

brug naar je lezerJe bent expert op je vakgebied. Je bent elke dag bezig om beter te worden in wat je doet. Dat doe je door met collega’s te praten en te overleggen en door van hen te leren. Ook volg je trainingen om nog beter te worden. En, het allerbelangrijkst: je doet ervaring op doordat je elke dag in jouw gebied problemen oplost.

Kun je je voorstellen dat je op deze manier steeds meer expert wordt? En dat dat betekent dat je verder weg stapt van degene die niks weet? Hopelijk kom je weleens een stagiair tegen. Hij of zij staat nog aan het begin van het lange pad dat jij al hebt afgelegd. En daarmee is hij een uitstekende reality check.

Kun je nagaan: in een gesprek met de stagiair probeer je allebei naar elkaar toe te bewegen. Hij of zij stelt vragen. En daagt jou uit om helder mogelijk uit te leggen hoe het zit. Lukt het jou op dat moment niet? Dan is er vaak nog een escape in de vorm van collega’s. Als een Sherlock Holmes speurt je stagiair naar de uitleg van begrippen en systemen. Hij gebruikt Google en is gedreven op zoek. Dit werk is voor hem of haar de toekomst!

Hoe doe je dat zonder stagiair? Hoe sla je de kennisbrug?brug naar lezer

Heb je geen stagiair en dus reality check? En probeer je wel (toekomstige) klanten te bereiken die geen expert zijn op jouw vakgebied? Dan is de kans groot dat je te snel gaat, dat je te diep duikt. ‘De vloek van kennis’ noemen de gebroeders Heath dit in hun boek De Plakfactor. En elke expert heeft hier last van.

Dat verschil in kennis MOET je overbruggen. Waarom? Omdat je anders over het hoofd heenschiet van je potentiële klant. Hij of zij raakt de draad van je verhaal snel kwijt. Hij laat je praten en luistert niet meer. Hij gaat iets anders doen wat hij wel begrijpt.

De logische vraag die hieruit komt, is: nou Anneke, hoe overbrug ik dit verschil in kennis dan? In een gesprek lukt het wel, dan heb je interactie met de ander. Als je ziet dat je te snel gaat, kun je makkelijk een stapje terugzetten. Je kunt opnieuw kijken, voorbeelden zoeken, parafraseren.

Maar hoe overbrug je dat verschil in kennis op papier of op het scherm, in geschreven tekst? Je wilt die brug bouwen naar de ander met minder kennis. Daar zijn zeker strategieën voor en ik zal er één met je delen.

Strategie om een brug te bouwen naar je lezer | mijn brug

Expert, je bent enthousiast! En daardoor ga je al gauw te snel, je duikt te diep. Hoe voorkom je dat? Een strategie is: schets een kader voor je klant, voor degene die geen expert is. Doe alsof diegene je kind is of je moeder. Jouw kind en je moeder weten waarschijnlijk weinig van wat jij allemaal doet. En daarmee dwing je jezelf om een paar stappen terug te doen. Om uit te zoomen.

In dit geval ga ik er wel vanuit dat je zowel je kind als je moeder op een volwassen manier aanspreekt. Dus als jouw kind op dit moment 2 jaar oud is, dan is mijn advies: leg het uit aan je moeder.brug naar je lezer

Komen we bij mijn eigen moeder. Ze zei laatst aan de telefoon: ‘Anneke, wat is bloggen eigenlijk?’

Op dat moment wist ik dat ik al jaren te snel was gegaan. Ik moest de brug naar haar nog slaan. ‘Mama, het woord blog komt van weblog en dat betekent online logboek. Dat wil dus zeggen dat het jouw persoonlijke verslag is, jouw kijk op je vak. En die zet je online. De vorm maakt niet uit: het kan een column zijn, foto’s of een video. Zo zien de bezoekers van je website jouw persoonlijke kant van je dienst of product.’

Dankjewel mam voor deze reality check.

En natuurlijk zijn er meer strategieën, ik help je graag in een trainingstraject. Of kom 3 ochtenden beter leren bloggen in Utrecht.

Voor punten en komma’s kom ik mijn bed niet uit (inclusief schrijfgeheim voor zakelijk schrijven)

Posted on: februari 10th, 2015 by Puntann 1 Comment

schrijfgeheimEn dan komt er een project binnen van G. Een ingewikkeld project om mij 8 uur mee bezig te houden. Ik ken hem van de studie Scheikunde, die ik 1.5 jaar volgde en waarvan ik mijn propedeuse heb gehaald.

Tijdens onze studietijd deelde G. een huis met een goede vriendin van mij. Hij is pacifist die de muizen die hij in huis ving, uitzette in Amelisweerd. Aangezien er 20 muizen in huis waren, hebben wij er een stokje voor gestoken en zijn we ze gaan verdrinken. Al jarenlang ben ik allergisch voor dieren en ik heb daar dan ook geen gevoelens bij.

Ondertussen werkt G. aan meer duurzaamheid binnen bedrijven. Je kunt een CO2-certificaat halen als bedrijf. In een lijvig document staat uitgelegd hoe dat moet. Hem is geadviseerd eens een neerlandicus naar zijn tekst te laten kijken. Dus dat doet hij.

Wat hij eigenlijk wil met de tekst, weet hij niet. ‘Anneke, het is nogal juridisch en eigenlijk wil ik niet dat je iets aan de tekst verandert.’

Ik hum als antwoord en zeg: ‘Oké, ik zal je twee opties sturen. Stuur jij mij dan een stuk tekst plus de inhoudsopgave?’ Dat doet hij.

Ondertussen denk ik: ‘Niks aan de tekst veranderen, dat dacht je. Voor punten en komma’s, d’s en t’s kom ik mijn bed niet uit. Ik wil dat de leesbaarheid van de tekst verbetert.’

En ik doe een voorstel. In optie A gaat zijn complete tekst op de schop: ik bouw alle zinnen en alinea’s om, verwijder lijdende vormen, knip en plaats commentaren. In optie B verrijk ik alle hoofdstukken met leeswijzers.

Na ontvangst belt hij meteen. Ik ken hem al lang en ik hoor de stress in zijn stem: ‘Maar daar heb je de tijd toch niet voor, Anneke, voor die leeswijzers?’ Ik onthul hem mijn geheim: ‘Het is de inhoudsopgave. Die heb ik expres gevraagd en die heb ik gebruikt voor de leeswijzers.’ Hij slaakt een zucht van verlichting.

‘Mijn collega was ook erg gecharmeerd van optie A, het herschrijven.’

‘Mooi,’ denk ik.

In de 12 uur die we er van maken, schrijf ik leeswijzers en zet ik mijn tanden in zijn lijdende vormen. G. belt weer en zegt dat hij het wel lastig vindt. Ik zeg dat ik graag naast hem kom zitten en dat hij eens alle track changes moet accepteren voor hij het hoofdstuk leest.

Ik denk: op naar een betere wereld! Ik doe mijn best al met minder CO2-uitstoot door reizen met de trein, fietsen, papierhergebruik en afvalscheiding. Nu de andere bedrijven nog!

photo credit: Financing Climate Change via photopin (license)

Schrijfinspiratie of Schrijfhulp?

WhatsApp Heb je een vraag? App gerust!